收文处理工作-学习吧

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收文处理工作，即指对所收函件的签收、拆封、登记、审核、传阅、拟办、批办、承办、催办等环节。

（1）签收。签收是收文处理的第一个环节，是指秘书部门对收到的文件进行清点确认的过程，包括清点、检查、签字三个环节。

（2）拆封。一般由办公室秘书负责文件的拆封。秘书在拆封外来信件时要注意查看收件人的姓名，一般私人的信件直接转达，有写明要求领导人亲启的信件直接交由领导处理，一般的广告、宣传单、说明书和经常往来的上级或业务部门的信件，在征得领导的同意后，也可先行拆阅。

（3）登记。登记就是对拆封的文件进行的记录，收文登记的形式有：簿册式、联单式、卡片式。

办公室秘书在进行收文登记时，要确定登记与不登记的范围，不需要登记的，主要有以下几种：

①各种公开的和内部无密的刊物和简报；

②一般性抄件；

③行政事务性的通知、介绍信和请柬等；

④公开信、公开发布的公文和私人信件等。

（4）审核。《办法》第三十一条规定：收到下级机关上报的需要办理的公文，文秘部门应当进行审核。审核的重点有以下几点。

第一，是否应由本机关办理；

第二，是否符合行文规范；

第三，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；

第四，涉及其他部门或地区职权的事项是否已协商、会签；

第五，文种使用、公文格式是否规范。

（5）传阅。需要传阅的文件有以下两种：

①文件经过主要领导批办后需要其他领导及有关人员传阅，以掌握批示意见；

②对于抄送文件，只要求有关单位、部门人员了解即可，这时需传阅。

（6）拟办和批办。拟办，是秘书人员或经授权的部门在领导批办之前对文件的问题提出如何办理的初步意见，然后供领导人员批办参阅。批办，是领导者对来文如何办理、由谁负责办理做出决定。

需要拟办的文件有以下几种：

①上级机关下达的需要领导传阅或需要本机关办理的文件；

②下级机关或内设部门上报的需领导阅知或本机关答复的文件；

③其他机关送本机关并需要答复的文件。

小技法

拟办应注意的事项

秘书在拟办时，为方便领导人查阅有关政策性文件，可将有关文件（预先标出需要参阅的内容）或文件的摘要卡片连同公文一并送上。

收文的渠道

（1）机要交通局送的机要信件；

（2）各机关和部门直接送的信件；

（3）机要交通员从交换站接收的信件；

（4）外收发室传来的一部分信件。

（7）承办。承办是指单位有关部门或人员按照来文的要求进行具体工作或办理复文。

（8）催办。催办是指秘书人员按照承办期限，对承办部门定期进行检查与催促，防止文件处理被延误。

（9）注办。注办是指对文件承办的情况和结果，由经办人员在文书处理单上做简要注明。注办也称办复。

收文处理工作

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