对于来访者,无论是事先预约的,还是未预约的,应当掌握待客礼仪亲切欢迎,给客人一个良好的印象。
(一)交谈礼仪
在与来访者交谈时,要保持适当距离,精神集中,目视对方,表情自然大方,语气和蔼亲切。谈话中要使用礼貌语言。对于个人的疾病、年龄、婚姻、收入、私人电话、宗教信仰、政治主张等问题要避免过问,选择轻松的话题,并做到善于聆听来访者谈话。
(二)引导礼仪
在带领来访者时,应走在来访者的左前方约一米处,上身稍向右转体,左肩稍前,侧身向着来访者,配合对方的步幅,保持两三步距离,可边走边向来访者介绍相关情况或寒暄。在行走中,遵循两人行走“以右为尊”,三人行走“中间为上两边为下”的原则。
转弯或上楼梯时,要先告诉对方,提示来访者注意和明示行走方向。上楼梯时,应让来访者走在前面,接待人员走在后面;下楼梯时,则正好相反,接待人员走在前面,来访者走在后面。
乘电梯,要先告诉来访者所要到达的楼层。出入有电梯司机控制的电梯时,接待人员应后进去后出来,让来访者先进先出。出入没有电梯司机控制的电梯时,接待人员应先进后出并控制好开关钮,防止电梯门夹伤来访者。电梯停止时,要用手扶住电梯门,请来访者先出。
到达目的地时,要说明“到了,这里就是×××”或指明“这是会客室”。进入会客室一般顺序是“外开门客先入,内开门己先入”,即会客室门是向外开的,接待人员先拉开门,侧身站在门旁,用手按住门,让来访者先进入;如果门是向内开的,接待人员推开门后,自己先进入,按住门后再请来访者进入。
到会客室或领导办公室后,要引导来访者就座。就座时遵循“右为上,左为下”“面门为尊”“中间为尊”“前排为尊”的原则,用手势示意来访者,请其上座。长沙发和单人沙发中,长沙发为上座。
(三)介绍礼仪
接待人员引领来访者第一次与领导见面时,应简洁地将双方的职务、姓名、来访者的单位和来访的主要目的作以介绍。
介绍时要站立介绍,手臂向被介绍者微伸,手心向上,四指并拢,拇指张开。切不可伸出一只手指指点地介绍。
介绍的顺序遵循“尊者居后”“四先四后”的原则,即先将男士介绍给女士,先将年轻者介绍给年长者,先将地位低者介绍给地位高者,先将客人介绍给主人。
介绍的内容主要是被介绍人所在单位、职务、姓名等,用语要简洁明了。
(四)敬茶礼仪
待来访者落座后,要主动为其提供茶水或饮料。可以先征询来访者的意见,如问来访者:“我们这里有×××、×××、×××,您需要什么?”。
茶水不可太满,八分满即可,也不可太烫,必要时要提醒来访者茶水很烫。
敬茶时,应双手端茶,右手拿着茶杯的杯托,左手托住杯底,避免手指接触杯沿。
敬茶的次序可以遵循“先宾后主、先主宾后次宾、先女后男、先领导后下属、先长辈后晚辈”的原则。