文书管理工作-学习吧

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发布时间：2020-06-30
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在办公室工作中，做好文书管理工作最重要的是贯彻集中统一管理的原则。为了遵守这一原则，除了以上所谈的收集和保存以及利用的工作之外，还要包括以下几个方面的工作。

（一）编制立卷类目

编制立卷类目指的是在文书还没有形成以前，根据单位的工作活动和文书形成规律，对一年内可能产生的文书材料事先编制成的一个文书管理的方案。它不仅是平时文书归类的主要依据，同时又是文书立卷前的重要准备步骤。

立卷类目由类别和条款组成，其中类别的划分主要有两种：一是按组织机构分类；二是按问题分类。每一类下面是条款，条款就是将要形成的一组具有密切联系的文书的标题。有了类别和条款之后，文书就可以对号入座，将文书按照立卷类目分别归类放置，避免了零乱堆积。这样，在文书工作中，给查找和利用、保管和统计文书都带来方便。

（二）文书的日常归类

立卷类目编制好以后，要为立卷类目中的每一个条款准备一个文件夹（盒），或者是文件袋，并随时将办理完毕的文书归到有关的条款中。使文书能够随时办完，随时集中保管，符合集中统一管理的原则。

（三）文书的调用

已归类的任何一份文书，平时还要发挥它的作用，因此，根据工作需要随时调用。由于文书的日常管理有了立卷类目，既可以随时调出，也可以随时归类，为文书的利用提供了方便。

（四）文书立卷

在文书工作中，到每年年底或者第二年年初，都需要将办理完毕的具有查考保存价值的文书，按照它们在形成过程中的联系和规律组成案卷，就叫文书立卷。这是每个单位都必须完成的一项重要工作。

经过平时的归类工作，文书都集中到了相应的条款，在正式组卷前，对每个条款内的文书再进行检查调整，使其具有相同特征（作者特征、问题特征、名称特征、时间特征、通信者特征、地区特征）的文书集中到同一个条款内。通过对同一个同款内的文书进行鉴定，使每一个条款内文书的保存价值大体一致。重复的文件可以剔除，没有保存价值的文件可以销毁。这样，每一个条款内的文书基本上就可以构成一个案卷或者数个案卷，装订成册后，再加上案卷标题，立卷工作基本上完成。

（五）立卷归档

把立好的案卷按规定的制度移交档案室集中保存的工作就叫作归档。立卷归档代表着全年文书管理工作的结束。这项工作通常是在第二年的三四月份进行，文书部门向档案部门移交文件，由档案部门验收合格后对案卷进行专门保管。

文书管理工作

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