内收文登记-学习吧

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发布时间：2020-06-30
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内收文登记，是指将收来文件拆封后，在收文登记簿上将有关项目加以记录的行为过程。文件管理部门收文后，由内收发人员对收文情况做详细记载，在收到文件的首页加盖“收文专用章”，填写收文顺序号，以便建立文件收进和运转处理的完整记录。这是保证文件处理正常进行的起点。

（一）登记的作用

1．便于管理与保护文件。对文件登记注册，使之有据可查，防止积压和丢失。

2．便于查找和检索文件。因为登记的项目中反映了文件的来源、内容和运转下落等情况，可以为以后的查找和检索文件提供方便。

3．便于统计和催办工作。统计包括文件数量统计、运转时间统计、处理中出现的问题统计等，这些从登记簿中都可得到依据。同时登记簿也是催办工作的依据。

4．便于核对与交接文件。因为文件进出都有签收手续，签收是交接的凭证，可查证责任。

（二）登记的范围

凡是重要的文件均应登记。如上级单位的领导、指导性文件；外单位联系工作、商办业务和需要复文的文件；下级单位请示工作的文件；其他重要文件、有参考作用的文件等。但一般事务性的、公开性的、无关紧要的文件可以考虑不必登记。

（三）登记的形式

登记形式分为簿册式、卡片式、联单式和计算机式登记等。几种登记形式各具特点，各单位可根据职权范围、机构层次和收文数量酌情选用。

1．簿册式登记。易于保管，方便文件的交接与统计，所以较普遍被采用。但不便于修改，不便于分类检索，一般适用于小单位。

2．卡片式登记。可将登记好的卡片按文件管理的需要，按作者、内容等灵活分类排列，方便文件检索。可按一件或一组文件进行登记，简化登记手续。缺点是易丢失，要加强管理。

3．联单式登记。一般分为三联或三联以上。一次复制后，不必多次登记。第一联为单位文书管理人员保存；第二联随文件运转，随时记载办理、传阅的情况；第三联保存在单位档案室，作为检查归档文件是否齐全完整的依据，也可填写案卷号，作为文件与档案检索的工具。优点是可以代作送签的文簿，减少单位内部文件交接的登记手续。缺点是易磨损，不利于长期保存。

4．计算机式登记

使用计算机对收文进行登记与存储。可以一次输入，多次输出，便于利用。

（四）登记的

1．大流水编号登记法。即单位每年的收文只编一个序列，从年初到年末，按收到文件的先后顺序依次排列登记。

2．小流水编号登记法。即将单位每年的收文按来文单位性质、级别、来文内容、文件性质、收文承办部门等情况，分别立户进行分类登记。

每类编一个序列，文件收到后，在其所属类别的序列内顺次编号登记。这种编号法，每份文件的序号与不同类别位序相同的序号是相重的，必须在其序号前冠以标志不同类别的字头代号方可识别。如办1-1、财2-1。

3．口取纸分类登记法。即把收到的文件都登记在一个登记簿上，并进行分类，每一类的首页上贴上口取纸，在口取纸上标明文类。

（五）登记的要求

1．为查阅催办、整理归档奠定基础

收文登记是文件管理的起点，必须从文件管理系统的整体目标出发，为以后文件的分办、催办、传阅与日常管理创造必要的条件。因此，收文登记的项目应完备适用，作为文件交接的凭据，文件催办、查阅的索引，档案检索的工具。

文件登记项目包括：收文号、日期、文件来源、发文号、保密等级、文件标题、份数、分送情况、处理情况、归档情况和备注等。

2．减少文件登记的层次并简化手续

文件在办理过程中，需经过许多部门多次登记。几乎每经过一个部门乃至一个承办人，都要办理登记与签收手续。如收发文登记、传阅登记、承办登记、催办登记、印刷与用印登记等。因此，在收文登记时，应力求简要而完备，并精简登记的文件数量。

3．注意文件登记的准确与保密

认真登记，注意防止错漏。编号要准确，不要漏号、重号。要将平件与密件分别进行登记，以利于分别办理，保守国家机密。

内收文登记

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