文件传阅-学习吧

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传阅是指对拟办的需送有关领导和部门阅知的文件组织传递和阅读，以利于文件及时有效地处理，提高办文效率的工作。正确组织文件传阅工作，用最短的时间让更多的人获取信息并保护文件安全，从而实现并放大文件的效能。

单位收文中份数较少而需要阅看的部门人员较多的文件，可以采取传阅的。文件传阅要由文秘人员负责承担。供传阅的文件主要分阅知文件和需要办理的文件两种。

（一）传阅的方法

1．轮辐式传阅法

又叫集束式连环传递。是以文秘人员为中心，以传阅对象为外圈，由中心点开始组织传阅的方法。即由文秘人员主持，依次把文件传递给指定接受的对象，阅读者阅读后再送回文书部门，由文秘人员再传递给其他阅读者。这种方式可以保证信息传递的可靠性，防止重要、机密的信息随意扩散，也防止传丢文件。

2．接力式传阅法

像接力赛那样传阅，即排好传阅人的先后顺序，由第一人阅后传给第二人，依次类推。但文秘人员必须经常询问文件传阅的情况，检查文件的传递路线和运转速度，督促传阅，避免传阅过程中延误或遗失。

3．指派专人传递法

对密码电报、特急文件和秘密文件等，为减少接触面和保密起见，可派专人将文件送至领导当场阅读，阅后签字带走，再传送给下一个人，直到传阅完为止。

4．网上公示法

目前各单位大都有局域网，没有保密性的文件可以直接在网络上公布，由各工作人员直接查找和阅读，既方便又快速。

（二）传阅的要求

1．合理安排调度

（1）要分清文件的主次缓急，使紧急、重要的文件，让主管领导与经办人首先阅知，以便及时处理。

（2）要采取多种方式组织其他人员传阅，并尽力提高传阅速度。如文件夹法、复印法、阅文室阅读法、会议传达法和计算机阅读法等。

2．防止丢失、泄密

一般不采用离开文件，只凭个人记忆与理解的意思去做口头传达的方式，因为由于个人的主观因素的参与或辗转多次的传达，都会导致信息的变异与失真。

3．建立传阅登记制度

要建立简便易行的文件传阅制度，履行交接手续，阅文者在阅文后签字并注明阅读时间。文书要对传阅后的文件进行检查，发现领导作出批示时，要按批示意见处理。可以附“文件传阅单”在文件上，供阅看人员书写意见。

文件传阅

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